Agences & studios
Chaque projet chiffré,
allers-retours compris
Identité, site, campagne : vous vendez au projet. Les jours partent en allers-retours de validation que personne n’a chiffrés.
PilotagePro chiffre chaque projet sur vos propres coûts. À la livraison, il pose en face du devis ce que le projet a vraiment coûté : le réalisé. Il tient votre année à jour au fil des dépôts comptables.
Nous contacterLe cas une agence de communication et digital de quatorze personnes, à Bordeaux et dans son agglomération
La dirigeante que vous allez suivre
Quatorze personnes, des validations qui s’ajoutent, 3,4 % de résultat
Elle vend au projet. Un support se livre en trois jours, une refonte de site court sur cinq mois. Les freelances sont payés à la commande, l’équipe tous les mois. Sa structure, ce sont ses frais fixes. Ce que chaque projet lui laisse, elle le découvrait au bilan.
- 14personnes
- 1,6 M€de chiffre d’affaires en 2025
- 3,4 %de résultat
Communication et digital : identité, sites, campagnes
Ce qu’il vend
Des supports à 3 200 € livrés en quelques jours, des refontes de site avec campagne de lancement de 30 000 à 60 000 €, pour des PME et des enseignes régionales.
Ses postes de coût
- Jours de l’équipe
- Freelances et sous-traitance
- Achats externes : licences et médias
- Déplacements et événements
- Structure : locaux, direction, support
01 · Je chiffre
Un support à 3 200 €. Ce qu’il porte, et ce qu’il ne porte pas
C’est le devis qu’elle envoie le plus souvent, quarante-cinq fois dans l’année. Il porte 250 € d’achats externes et deux jours d’équipe valorisés 700 € la journée. Il porte aussi 2 200 € de structure. PilotagePro pose l’échelle du prix avant qu’elle envoie le devis.
- 100 % Achats externes couverts
- 100 % Jours de l’équipe couverts
- 70 % Structure couverte
Restant à couvrir 130 000 € 128 450 € après ce support
Elle envoie à 3 200 € : le support paie ses achats et ses deux jours d’équipe, et ouvre la porte des refontes. Restent 650 € de structure qu’il ne porte pas. Quarante-cinq fois dans l’année, ce sont 29 250 € que les gros projets portent à sa place. Elle le voit avant de signer. Voir l’échelle du devis et le simulateur
02 · C’est fini, ça a tenu ?
Site livré, campagne lancée. Cinq jours de plus qu’au devis
Refonte de site et campagne de lancement, signée 46 000 € HT. Au devis : 29 500 € de coûts directs, 13 500 € de structure et 3 000 € de bénéfice attendu. Le projet livré, PilotagePro reprend chaque ligne avec ce qui a été réellement consommé.
Au devisRéalisé
Cinq jours de plus : le projet contribue à la structure, sans la couvrir entièrement. Au prochain devis du même type, le nombre de tours de validation est écrit noir sur blanc. Ceux d’après se comptent en jours. L’équipe déclare ses jours par projet chaque vendredi. Voir le rebouclage du devis avec le réel
03 · Où en est mon année ?
Fin juillet, +5,9 % sur les achats. Une ligne en porte les deux tiers
PilotagePro compare chaque poste d’achat à son attendu à date : ce qu’il aurait déjà dû consommer, au 31 juillet. Chaque ligne a son propre budget, et le trait vertical marque le même jour pour toutes.
Recrutement et intérim consomme 6 800 € de plus que son attendu à date. Ce sont les renforts appelés à la semaine, quand les jours d’équipe débordent sur une refonte. C’est cette ligne-là qui décide, pas le total.
Le total ne dit rien d’utile ici : c’est la ligne recrutement et intérim qui parle. Les renforts de dernière minute coûtent 6 800 € de plus que prévu à fin juillet. Ils arrivent toujours au même moment : quand une refonte déborde. Elle réserve désormais un petit vivier de freelances au trimestre, au lieu d’en chercher un le vendredi soir. Voir le pilotage budgétaire
04 · Ma structure est-elle couverte ?
Le reste à couvrir, compté en refontes et en supports
Ses frais fixes de l’année tiennent en 460 000 €. Ils sont financés par ce que chaque projet laisse une fois ses coûts directs payés : sa contribution. Au 31 juillet, PilotagePro compte ce qui est déjà couvert, et traduit le reste en projets à vendre.
Vos frais fixes de l’année
460 000 €couverts à 72 % au 31 juillet
Couverts 330 000 € · restant à couvrir 130 000 €
Ce qu’il manque, dans vos unités
8projets comme celui de la scène 2, à 16 500 € de contribution chacun
Ou 84 supports comme celui de la première scène. C’est le même manque, et ce n’est pas le même planning.
Huit refontes de cette taille, ou plus de quatre-vingts supports. Le planning de production ne se remplit pas de la même façon, selon la réponse. Elle sait maintenant quoi aller chercher en priorité d’ici décembre, et dans quel ordre poser la production. Voir le tableau de bord et la couverture des frais fixes
05 · Je choisis
Un chef de projet en septembre. L’exercice le porte
Le réalisé s’arrête au 31 juillet ; PilotagePro ne devine pas la suite. Il prolonge le rythme des sept premiers mois jusqu’à la clôture, et pose l’embauche dedans.
Au 31 décembre, sans rien changer
6,0 %de résultat projeté : 95 800 € pour 1 600 000 € de chiffre d’affaires
Un chef de projet dès septembre ajoute 16 000 € de charges d’ici décembre. Le résultat reste à 5,0 %, toujours au-dessus du point mort : le jour où les projets de l’année ont payé toutes les charges.
Elle signe un devis, ou fait un dépôt comptable : la projection bouge le jour même.
Elle embauche : les 16 000 € entrent dans l’exercice, et le résultat reste au-dessus du point mort. Elle signe l’embauche en août, la projection sous les yeux. Voir la Synthèse et la projection à la clôture
Ce que PilotagePro lui a apporté
6,5 % à fin juillet, et pas une ligne de prix changée
Le support à 3 200 € n’a pas bougé d’un euro. C’est lui qui amène les refontes. Il se vend désormais par lot, dans un abonnement mensuel qui lisse la production. Le vivier de freelances, lui, se réserve au trimestre. Elle gagne 3,1 points par rapport au même jour de l’exercice 2025.
- PilotagePro lui a montré les 650 € de structure qu’un support ne porte pas. Le support se vend maintenant par lot, dans un abonnement mensuel.
- Le rebouclage de la refonte a sorti les cinq jours de validation. Ils sont écrits au devis, et l’équipe déclare ses jours par projet chaque vendredi.
- La ligne recrutement et intérim l’a décidée à réserver son vivier de freelances au trimestre. Elle a embauché en août, la projection sous les yeux.
Profitabilité provisoire au 31 juillet
6,5 %contre 3,4 % sur l’exercice 2025 complet
D’où viennent les chiffres
Un dépôt, des devis. Rien n’est retapé
Les pages qui précèdent tiennent sur deux choses : l’export que son cabinet produit chaque mois, et ce qu’elle saisit au moment de chiffrer.
Son export comptable
- FEC
- Grand livre
- Balance
ou, sans rien à déposer
- Pennylanevotre comptabilité
L’expert-comptable ne change rien à sa manière de travailler. PilotagePro lit ce qu’il sort.
Vos questions
Trois questions qui reviennent en agence
Nos projets se chevauchent, et une même personne travaille pour cinq clients dans la semaine. Comment PilotagePro s’y retrouve ?
Les jours se déclarent par projet, et non par personne : chacun pose son temps sur le projet qu’il a servi. Ce temps rejoint le devis correspondant. Un directeur artistique peut passer sur cinq dossiers dans la semaine ; chaque dossier ne reçoit que ses heures. C’est ce qui rend possible la comparaison de la scène 2.
J’achète des médias pour le compte de mes clients, et je les refacture. Ils faussent ma marge ?
Non, dès lors qu’ils sont chiffrés comme des achats externes du projet. L’achat média entre au devis à son montant, et ressort au rebouclage à ce qu’il a réellement coûté. La contribution du projet se calcule après lui. Dans le budget de l’année, ces achats ont leur poste, et leur attendu à date, à part du reste.
Mes prix sont ceux du marché, et non ceux de mon tableau de coûts. À quoi me sert un chiffrage en coût complet ?
À savoir ce que le prix du marché couvre chez vous. PilotagePro pose votre coût de revient : le coût direct plus la part de structure. Il pose aussi votre minimum acceptable : le prix plancher du projet. Un support à 3 200 € finance sa part de structure, ou d’autres projets la financent pour lui. Le prix reste votre décision ; elle se prend avec le chiffre sous les yeux.
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