Conseil & formation
Vos journées vendues,
vos journées comptées
Journées de formation intra, accompagnements au forfait, comités de pilotage : vous vendez des jours. Et certains se passent sans avoir été vendus.
PilotagePro chiffre la journée et la mission sur vos propres coûts. Il compte les jours réellement passés au rebouclage, une fois la mission finie. Et il tient votre année à date.
Nous contacterLe cas un cabinet de conseil et de formation sur mesure en organisation et en management, sept personnes dont cinq consultants-formateurs, à Toulouse
La dirigeante que vous allez suivre
Cinq consultants sur sept personnes, un forfait qui déborde, 4 % de résultat
Elle vend deux choses avec la même ressource : des journées de formation posées au planning, et des accompagnements au forfait qui s’étirent en ateliers. Les intervenants extérieurs sont payés, les consultants sont salariés. Ce que la journée finance, ce que le forfait coûte quand il déborde : rien ne le lui disait avant le bilan.
- 7personnes, dont 5 consultants-formateurs
- 720 000 €de chiffre d’affaires en 2025
- 4 %de résultat
Conseil et formation sur mesure
Ce qu’il vend
Des journées de formation intra-entreprise à 1 800 € et des accompagnements de plusieurs mois au forfait, pour des PME et des ETI de la région toulousaine.
Ses postes de coût
- Jours de conseil et de formation
- Sous-traitance et intervenants
- Déplacements et hébergement
- Salles et supports
- Structure : bureaux, encadrement, logiciels
01 · Je chiffre
Une journée à 1 800 €. Ce qu’elle laisse une fois tout payé
C’est le devis qu’elle édite le plus souvent : cent quatre-vingt-dix fois dans l’année. Il porte 260 € de frais et une journée de consultant valorisée 640 €. Il porte aussi 380 € de structure : sa part des frais fixes du cabinet. PilotagePro montre où va chaque euro des 1 800 €.
- 100 % Frais et intervenants couverts
- 100 % Jours du consultant couverts
- 100 % Structure couverte
Restant à couvrir 64 600 € 64 220 € après ce journée de formation
Elle signe à 1 800 €. Les frais, le jour du consultant et la part de structure sont payés. Il reste 520 € au cabinet. Ce sont ces journées-là qui financent les bureaux et l’encadrement. Le forfait de la scène suivante, lui, ne se comporte pas de la même façon. Voir l’échelle du devis et le simulateur
02 · C’est fini, ça a tenu ?
Six mois d’accompagnement. Six jours d’ateliers en plus
Elle a signé un accompagnement d’organisation sur six mois, au forfait de 42 000 €. Au devis : 25 400 € de coûts directs, 13 000 € de structure, 3 600 € de bénéfice attendu. Le dernier comité passé, PilotagePro reboucle la mission : il compte ce qui a été réellement consommé.
Au devisRéalisé
Six jours d’ateliers non prévus, et le forfait descend sous son coût de revient : le coût direct, plus sa part de structure. Il contribue à la structure, sans la couvrir. Au prochain accompagnement, le nombre d’ateliers se fixe au cadrage, et les suivants se comptent en jours. Le forfait ne bouge pas ; ce qu’il contient est écrit. Voir le rebouclage du devis avec le réel
03 · Où en est mon année ?
Fin juillet, ses achats tiennent. Sauf les trajets et les nuitées
PilotagePro range chaque euro d’achat sous son poste. Il le compare à ce que le budget prévoyait au 31 juillet : son attendu à date. Un poste peut être petit, et déborder quand même. Chacun se lit sur son propre budget.
Déplacements et hébergement passe 5 200 € au-dessus de son attendu à date. En cause : les journées vendues à l’unité, dispersées d’un bout à l’autre de la région.
À +1,9 %, le total n’alerte personne. La ligne déplacements, elle, chiffre ce que coûtent les journées isolées. Une journée vendue seule à cent kilomètres, c’est un trajet, parfois une nuitée. C’est aussi du temps de consultant qui ne se facture pas. Elle regroupe désormais ces journées en parcours, chez un même client. Voir le pilotage budgétaire
04 · Ma structure est-elle couverte ?
Le solde de ses frais fixes, converti en journées
Ses frais fixes de l’année tiennent en 220 000 €. Chaque mission et chaque journée financent ces frais fixes avec ce qu’elles laissent après leurs coûts directs. Au 31 juillet, PilotagePro dit où en est le compteur.
Vos frais fixes de l’année
220 000 €couverts à 71 % au 31 juillet
Couverts 155 400 € · restant à couvrir 64 600 €
Ce qu’il manque, dans vos unités
4missions comme celui de la scène 2, à 16 600 € de contribution chacun
Ou 72 journées de formation comme celui de la première scène. C’est le même manque, et ce n’est pas le même planning.
Elle a deux options : quatre accompagnements, ou plus de soixante-dix journées de formation. D’un côté, elle doit décrocher quatre signatures. De l’autre, elle doit poser soixante-dix dates. Elle arbitre entre les deux d’ici décembre, en regardant les jours encore libres de ses cinq consultants. Voir le tableau de bord et la couverture des frais fixes
05 · Je choisis
Recruter en septembre, ou tenir à cinq
Les sept premiers mois sont réels, la suite ne l’est pas encore. PilotagePro les prolonge jusqu’à la clôture de décembre. Il chiffre ensuite ce qu’un sixième consultant change à l’arrivée.
Au 31 décembre, si le rythme tient
7,1 %de résultat projeté : 52 000 € pour 735 000 € de chiffre d’affaires
Un consultant-formateur junior recruté en septembre ajoute 14 000 € de charges d’ici décembre. La projection passe à 5,2 %, au-dessus du point mort : le jour où les journées vendues ont payé toutes les charges du cabinet.
Elle se recalcule à chaque journée signée et à chaque comptabilité déposée.
Elle recrute. Les 14 000 € tiennent dans l’exercice, et le point mort reste derrière elle. Elle décide en août, au lieu d’attendre le bilan pour savoir si elle pouvait. Voir la Synthèse et la projection à la clôture
Ce que PilotagePro lui a apporté
6,4 % à fin juillet, et le prix de la journée n’a pas bougé
La journée de formation isolée reste au catalogue. C’est elle qui finance la structure et qui fait connaître le cabinet. Elle se pose maintenant par deux ou trois, chez un même client. Cela range les trajets. Le nombre d’ateliers d’un accompagnement se fixe au cadrage. Plus 2,4 points sur l’exercice précédent à la même date.
- PilotagePro lui a montré ce qu’une journée à 1 800 € laisse vraiment au cabinet : 520 €, cent quatre-vingt-dix fois dans l’année.
- Le rebouclage de l’accompagnement a sorti six jours d’ateliers non chiffrés. Le nombre d’ateliers se fixe maintenant au cadrage.
- La ligne déplacements l’a poussée à regrouper les journées isolées en parcours, chez un même client. Elle a recruté en août, sur la projection.
Profitabilité provisoire au 31 juillet
6,4 %contre 4 % sur l’exercice 2025 complet
D’où viennent les chiffres
Deux entrées, et pas une saisie en double
Tout ce qui précède tient à deux choses : la comptabilité que son cabinet lui remet, et les jours qu’elle chiffre puis déclare.
Son export comptable
- FEC
- Grand livre
- Balance
ou, sans rien à déposer
- Pennylanevotre comptabilité
Rien n’est demandé de plus à son expert-comptable. PilotagePro se sert de ce qu’il produit déjà.
Vos questions
Trois questions de consultants et de formateurs
Une partie de mes journées est animée par des intervenants indépendants. Ils entrent dans le chiffrage ?
Oui, comme un coût direct de la mission. La facture de l’intervenant se chiffre au devis et se déclare au rebouclage, à côté des jours de vos salariés. La contribution de la journée, ce qu’elle laisse une fois ses coûts payés, se calcule après cette facture. La sous-traitance a sa propre ligne dans le budget de l’année, avec son attendu à date.
Le temps de préparation et d’ingénierie pédagogique n’est facturé nulle part. Où passe-t-il ?
Il passe dans le coût de la journée, si vous l’y mettez. Une journée animée qui demande une demi-journée de conception se chiffre sur un jour et demi de consultant. C’est ce qui donne le vrai minimum acceptable : le prix en dessous duquel la journée ne couvre plus ses coûts. Sans ce temps-là, la journée paraît rentable, et ne l’est pas.
Mes formations sont financées par un OPCO, et réglées bien après la session. PilotagePro suit-il ces règlements ?
PilotagePro lit votre comptabilité, pas votre banque. Ce sont les produits et les charges enregistrés qui alimentent le mois et le budget. Vos financements OPCO y apparaissent quand votre cabinet les comptabilise. Ce que PilotagePro montre avant, c’est ce que chaque journée et chaque accompagnement laissent au cabinet.
La suite
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